Presque toutes les entreprises qui suivent leurs garanties ont commencé par un tableur. C’est l’outil par défaut : gratuit, immédiat, familier. Et pour démarrer, il rend service. Le problème arrive avec le temps et le volume.
Ce qu’un tableur fait bien
Soyons justes : un fichier Excel ou Google Sheets permet de lister des équipements, de noter une date d’achat et une durée de garantie, de filtrer, de trier. Pour cinq machines, c’est suffisant.
Là où il décroche
1. Il ne prévient personne. Un tableur est passif. Il faut penser à l’ouvrir, à scruter la colonne « date de fin », à faire le calcul. Personne ne le fait — jusqu’à ce qu’il soit trop tard. La garantie expire en silence.
2. Il ne range pas les factures. La ligne dit « garantie jusqu’au 12/03/2026 », mais la preuve d’achat est ailleurs : dans une boîte mail, un dossier réseau, un classeur. Le jour du SAV, on a la date mais pas le document.
3. Il n’est à jour pour personne. Plusieurs versions circulent, on ne sait plus laquelle fait foi, et chacun hésite à y toucher. Au bout d’un an, il ne reflète plus la réalité du parc.
4. Il ne gère ni les rôles ni les sites. Qui peut modifier quoi ? Quel équipement est sur quel site ? Le tableur ne sait pas, ou alors au prix d’onglets et de couleurs que personne ne maintient.
Le coût invisible du « ça marche à peu près »
Un tableur qui dérive donne une fausse impression de contrôle. On croit suivre ses garanties ; en réalité, on documente des échéances qu’on laissera passer. Chaque garantie ratée est une réparation ou un remplacement payé pour rien — multiplié par la taille du parc et répété chaque année.
Ce qu’il faut à la place
Un outil qui rattache la preuve à l’objet, calcule les échéances automatiquement, alerte avant l’expiration, et reste partagé et à jour pour toute l’équipe, sur un ou plusieurs sites.
Keept, pensé pour ça
Keept reprend ce que le tableur faisait — lister, dater, catégoriser — et ajoute ce qui lui manquait : la facture rattachée à chaque équipement, le calcul automatique des échéances, les rappels avant expiration, et un espace partagé multi-utilisateurs et multi-sites. On ne « tient » plus un fichier : le suivi se fait tout seul, et tout le monde voit la même réalité.